โฮ-เร็น-โซคืออะไร
เป็นคำที่ย่อมาจากคำว่า
報告 (Ho-Ko-Ku) โฮโคะขุ แปลว่า การรายงาน
連絡 (Ren-Ra-Ku) เร็นระคุ แปลว่า การสื่อสาร
相談 (So-Dan) โซวดัง แปลว่า การปรึกษา
พอสามคำนำมารวมกัน และย่อเรียกแต่ตัวหน้า
แปลความหมายได้ว่า ผักโขม ไม่ใช่ละ นั้นคนละโฮเรนโซว(菠薐草) ตึงโป๊ะ！
ขออภัย แวะตลกนิดหน่อย เอาใหม่นะครับ
พอสามคำนี้นำมารวมกัน เป็นคำที่เกิดขึ้นใหม่ที่ใช้กันมากว่า 30 ปีแล้วในธุรกิจญี่ปุ่น
ความหมายคือ ระบบการสื่อสาร การรายงาน ที่ใช้ในการทำงาน
โฮเร็นโซ ถือเป็นเรื่องพื้นฐานในการทำงานกับองค์กรญี่ปุ่น
เป็นสไตร์การทำงานที่ เน้นการแชร์ข้อมูลกัน
ทำไมถึงต้องมีโฮ-เร็น-โซ
วัตถุประสงค์มีอยู่ 2 อย่างคือ
1 เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานภายในทีม
หากทำโฮ-เร็น-โซ จะเข้าใจว่าแต่ละคนในทีมกำลังทำอะไรอยู่ ทำให้สมาชิกแต่ละคนในทีมเข้าใจได้ง่ายว่าจะต้องทำอะไรดี
2.เพื่อแก้ปัญหาให้ได้อย่างรวดเร็ว
หากมีการแจ้งเตือน แชร์ข้อมูลกันจะทราบได้เร็ว ว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้นแล้ว หรือกำลังจะเกิดปัญหาอะไร ทำให้แก้ไขได้ทันการ
ประโยชน์ของการทำโฮเร็นโซสำหรับล่าม
อันนี้เล่าจากประสบการณ์ส่วนตัวเลยนะครับ
สมมติว่าคุณได้รับงานแปลเอกสารมา 1 ชิ้น
ตอนแรกคุณต้องแจ้งเวลางานจบให้กับเค้าก่อน
หลังจากนั้นพอทำไปเรื่อยๆ หากมีปัญหาในเรื่องการแปล จะทำให้ทำให้แปลล่าช้า
คุณก็ควรที่จะไปปรึกษาเค้า ว่าเกิดปัญหานี้ขึ้น คนญี่ปุ่นอาจจะมีแนวทางทำให้คุณแปลได้ง่ายขึ้น และส่งงานได้ตามเวลา
แต่หากเค้าไม่ได้มีแนวทางแก้ไข ก็ถือว่าเป็นการรายงานเค้าไปว่างานนี้จะล่าช้ากว่ากำหนดการ
การแจ้งเลื่อนกำหนดส่ง แจ้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้คนญี่ปุ่นรู้สถานการณ์แต่เนิ่นๆ เค้าจะได้ไปวางแผนต่อไปได้ถูก
ดีกว่าเราไปแจ้งตอนที่ถึงกำหนดส่งแล้ว เค้ามาตาม เราบอกเค้าว่าส่งไม่ได้ จะทำให้เครดิตคุณดูไม่ค่อยดี
ต่อไป สมมติว่างานแปลนั้น ทำไปได้ประมาณครึ่งนึงแล้ว
จากกำหนดเวลาว่าจะให้เสร็จใน 7 วัน ทำมาได้ 3 วันแล้ว งานลุล่วงดีไม่มีปัญหาอะไร
บางครั้งถ้าเป็นงานที่สำคัญ เราก็รายงานเค้าไปก็ดี
แม้ว่าเค้าจะไม่ได้ถาม แค่แจ้งให้ทราบว่างานลุล่วงดีไม่มีปัญหา ยังคงส่งได้ตามกำหนดการเดิม
ทำให้ญี่ปุ่นรู้สถานการณ์ปัจจุบัน รู้ว่าคุณยังทำอยู่ ยังไม่ลืมกำหนดการ
เค้าจะรู้สึกว่าคุณเป็นคนมีความรับผิดชอบ มีความซื่อสัตย์ต่อคำพูดของตัวเอง
อีกเรื่องคือ จะคิดว่าจะรายงานเฉพาะตอนที่เกิดปัญหา ถ้าไม่เกิดอะไรก็จะไม่แจ้งอะไร
จะลองทำเองสุดก่อน จนกว่าจะไม่ได้ จนกว่าจะเกิดปัญหาแล้วค่อยแจ้ง
สิ่งนี้คนญี่ปุ่นก็ไม่ชอบนะครับ
ถ้าเจอปัญหาเริ่มเจอทางตัน การทำงานสไตร์ญี่ปุ่นจะนำเรื่องนี้มาปรึกษากัน
ช่วยกันคิด เพื่อให้ได้ไอเดียร์ที่ดีที่สุด และนำแนวทางนั้นมาดำเนินการ
บริษัทคือทีมเค้าคิดอย่างนี้ ไม่ใช่ ตัวใครตัวมัน
การที่ไม่ปรึกษาและไม่แจ้งถือว่า เป็นความผิดด้วยนะครับ
คุณอาจจะโดนว่าได้หากไม่ได้แจ้ง หรือรายงาน ในเวลาที่ต้องรายงาน
การโฮเร็นโซมันเหมือนเป็นการแสดงความซื่อตรง แสดงความรับผิดชอบในงาน
ผมสังเกตหลังจากที่ผมรายงานอยู่บ่อยๆ คนญี่ปุ่นค่อนข้างเชื่อใจ
และมันทำให้สนิทมากขึ้น คุยกันได้เยอะขึ้น ความสัมพันธ์กับหัวหน้าก็ดีขึ้นด้วยครับ
สมัยที่ผมทำงานใหม่ๆ ผมมีรุ่นพี่คนนึงที่แกทำโฮเร็นโซจนติดเป็นนิสัย
แกปรึกษา รายงาน แจ้งข้อมูลกับหัวหน้า
สิ่งที่แกได้คือความรู้และความเชื่อใจจากหัวหน้าครับ และได้ภาษาญี่ปุ่นด้วยนะครับ
หลักการทำโฮเร็นโซ (รายงาน แจ้งให้ทราบ ปรึกษา)
1.อย่ารายงานโดยคิดถึงแต่ตัวเอง
ต้องคอยดูสถานการณ์ คิดถึงมุมมองของคนอื่นด้วยในการรายงาน
ถ้าเรื่องที่ตัวเองอยากพูดไม่ไ้ด้สร้างประโยชน์ให้กับคนอื่นเลย อาจจะถูกตำหนิได้
2.รายงานในสิ่งที่เป็นข้อเท็จจริง อย่านำเอาความรู้สึกตัวเองมาใช้ปะปน
3.ในกรณีที่จะปรึกษาให้รีบมาปรึกษาก่อนที่จะเกิดปัญหา
ข้อนี้สำคัญเลยครับ และคนไทยมักจะโดนว่าบ่อย
เพราะคิดว่าจะทำด้วยตัวเองให้เต็มที่ก่อน แล้วค่อยขอคำปรึกษา
พอทำแล้วเกิดปัญหาก็ค่อยไปปรึกษา ก็โดนว่าว่าก่อนมีปัญหาทำไมไม่มาคุยกัน
4.เลือกคนและเลือกเรื่องให้ถูกในการรายงาน
นิสัยของคนก็ต่างกันนะครับ
บางคนชอบฟังรายงาน บางคนชอบฟังตอนจบ
บางทีต้องดูให้ออกด้วยว่าคนญี่ปุ่นที่เราทำงานด้วยเป็นคนแบบไหน
เรื่องที่จะรายงานก็สำคัญ ต้องดูให้ออกว่าเรื่องนั้นเกี่ยวกับคนนั้นหรือเปล่า
ไม่ใ่ช่ว่ารายงานทุกเรื่องแม้ว่าจะไม่เกี่ยวกับเค้าเลย
สุดท้ายท้ายสุด ลองนำไปใช้ดูนะครับ แม้ว่าไม่ใช่องค์กรญี่ปุ่น แต่การชี้แจ้ง รายงาน มันช่วยในเรื่องเพอฟอร์มแมนซ์ในการทำงานของเราจริงๆนะครับ
ผมมีเพจเฟสบุ๊คชื่อว่า “ให้ล่ามเล่า”นะครับ ฝากกดติดตามหน่อยครับ
https://web.facebook.com/hailamloa
