ที่จริงแล้วอาจจะไม่ใช่แค่เฉพาะบริษัทญี่ปุ่นอย่างเดียว บริษัทอื่นทั่วไปก็อาจจะเป็นเหมือนกันก็ได้
ผมได้มีโอกาสมาแปลงานให้กับบริษัทญี่ปุ่นแห่งนึง มีความมั่นคงประมาณนึง ขายชิ้นส่วนรถยนต์ให้ผู้ผลิตเจ้าดัง
บริษัทนี้ไม่ได้เป็นบริษัทที่ขี้โกงอะไรนะครับ ไม่ได้ชอบเบี้ยวหนี้แต่อย่างไร มีผลประกอบการที่มีกำไร ไม่ได้มีปัญหาทางสภาพคล่อง
เรื่องมีอยู่ว่า บริษัทนี้มีโปรเจคที่จะสร้างไลน์ผลิตใหม่ จึงร่างแผนงบประมาณขึ้นมาเพื่อจะสั่งอุปกรณ์สำหรับติดตั้งไลน์ผลิต
เวลาผ่านไปวิศวกรคนนึงที่เป็นผูัดูแลโปรเจคนี้ เริ่มเห็นว่างานสร้างไลน์เริ่มล่าช้ากว่าแผนแล้ว
และมีอุปกรณ์บางตัวที่ต้องใช้เวลาในการสั่งของค่อนข้างนาน หากไม่รีบเตรียมของไว้ก่อน อาจจะไม่ทันแผน
พี่วิศกรคนนี้เลยเรียกซัพพลายเออร์เข้ามาคุย เพื่อขอให้จัดส่งอุปกรณ์ตัวที่ใช้สั่งของนานให้เข้ามาก่อน แล้วค่อยเปิด PO (ใบสั่งซื้อ)ไปตามหลัง ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ไม่ปกติ
เพราะหากรอ PO กว่าจะเซ็นกันจบ ตัวอุปกรณ์นี้ก็อาจจะมาไม่ทันใช้งาน
วิศวกรท่านนี้ เค้าพิจารณาแล้วว่าตัวอุปกรณ์ที่ให้ส่งมา เป็นตัวที่ไมว่ายังไงก็ต้องสั่งอยู่แล้ว จึงคิดว่าไม่ว่ายังไงก็ต้องได้ออก PO อยู่แล้ว จึงไม่ได้กังวลอะไร
แต่ปรากฏว่า ยอดเงินที่ใช้ทั้งหมดของงบประมาณโปรเจคนี้ เกินกว่าที่ตั้งไว้มาก
ทางผู้บริหารคนญี่ปุ่นรู้เรื่องนี้เข้า วิศวกรท่านนั้นเลยโดนสวดยับเลย ในเรื่องที่สั่งให้ซัพพลายเออร์มาส่งของก่อนที่จะออก PO
เพราะพอของเข้ามาแล้ว ก็ยากที่จะปฏิเสธการรับของ อีกทั้งยังไปตกลงกับซัพพลายเออร์เอง โดยไม่ได้มีการมาปรึกษาทางผู้บริหารคนญี่ปุ่นที่มีอำนาจตัดสินใจก่อน
พอยอดเงินเกินงบ ตามปกติจะต้องตัดงบ หรือปรับค่าใช้จ่ายให้ไม่เกินงบ เช่น ตัวที่สั่งให้ส่งเข้ามานี้ เราอาจจะหาเจ้าอื่น หรือหาวิธีลดราคาด้วยวิธีการต่างๆอย่างอื่นได้ก็ได้
พอของเข้ามาเลยทำให้โอกาสในการลดค่าใช้จ่ายนั้นหมดไป
หลังจากนั้นผู้บริหารคนญี่ปุ่นก็เรียกซัพพลายเออร์เจ้านั้นมาพูดคุยเพื่อหาวิธีลดราคา ให้ค่าใช้จ่ายไม่เกินงบ
ทางซัพพลายเออร์ไม่ได้มีขายของเฉพาะตัวที่ส่งเข้ามาอย่างเดียว ยังมีตัวอื่นๆอีกด้วยที่จะทำการซื้อขายกันอยู่
ซัพพลายเออร์ลดราคาให้ไปหลายๆตัว แต่ก็ยังไม่พอกับงบอยู่ดี
จนสุดท้ายคนญี่ปุ่น ก็บอกว่า “ที่ตกลงสำหรับตัวของที่จะเข้ามาตัวนั้น เป็นการตัดสินใจพลการของพนักงานที่ไม่ได้มีอำนาจในการตัดสินใจ
ท้้งๆที่จริงๆแล้ว หากค่าใช้จ่ายเกินงบ ทางบริษัทอาจจะสั่งจากเจ้าอื่น หรือหาวิธีการลดต้นทุนได้อีก หากของยังไม่ได้เข้ามา
การที่มีของเข้ามาโดยที่เค้ายังไม่ได้เซ็นPO(คำสั่งซื้อ) ก็ไม่ต่างอะไรกับการขายของแบบคุกคามกันหรอก
ในเรื่องนี้ เค้าจะยังไม่อนุมัติจนกว่าจะได้คุยกับผู้บริหารระดับสูงสุดคนญี่ปุ่นของบริษัทคุณ
และอาจจะมีความเป็นไปได้ว่า อาจจะจ่ายแค่บางส่วนก่อน แล้วงบประมาณของปีหน้าออกก็จะทยอยจ่ายคืนอให้ ทั้งนีี้ก็ขึ้นอยู่กับการตกลงกันกับผู้บริหารของคุณ
หลังจากนี้หากทางบริษัทของเราขอให้คุณช่วยส่งของ หรือเตรียมของโดยที่ยังไม่มี PO ไม่ว่ายังไงก็ห้ามดำเนินการเด็ดขาด จนกว่าจะได้รับPOนะครับ “
หากคุณเป็นฝ่ายขายซัพพลายเออร์เจ้านี้ คุณจะรู้สึกยังไงครับ
เศร้ามั้ยครับ เราต้องการช่วยลูกค้า แต่ผลลัพธ์กลับมาเล่นเราคืน เพราะไม่รู้สถานการณ์ของบริษัทลูกค้า
เงินค่าของก็ต้องจ่ายไปก่อนแล้ว แต่ขายของให้ลูกค้ายังไม่ได้เงิน แถมยังมีทีท่าว่าจะไม่ได้ขายอีก
คนที่ดีลกับคุณไม่ได้มีอำนาจตัดสินใจสูงสุด พอดีลตกลงกันแล้ว ปรากฏว่าเกิดการพลิกดีล
ถ้าให้ชัวร์ ให้เดินตามขั้นตอนให้ถูกต้อง มีPO มาก่อนค่อยส่งของก็จะดีกว่านะครับ
เพราะการที่จะออกเอกสารมาได้ จนมีการผ่านการเซ็นจนครบของผู้มีอำนาจทั้งหมด ซึ่งยืนยันได้แน่ใจว่าไม่ได้เกิดจากการตัดสินใจของพนักงานที่ไม่ได้มีอำนาจ
เข้าใจนะครับ ว่าในทางธุรกิจ บางครั้งการเตรียมเพื่อให้ทันต่อความต้องการลูกค้านั้นสำคัญ หลายครั้งผมเองก็ทำแบบนั้น ซึ่งต้องยอมรับความเสี่ยงกันเอง
เรื่องนี้จะจบยังไงผมยังไม่ทราบ แต่คิดว่าซัพพลายเออร์เดือดร้อนแน่นอน ไม่ว่าจะเรื่องได้เงินช้า หรือต้องไปฟ้องร้องเอา แต่แค่ตอนนี้กำไรก็หายไปเยอะแล้วเพราะโดนต่อรองในการลดราคา
ส่วนวิศวะท่านนั้นโดนคาดโทษซึ่งอาจจะมีสิทธิถูกไล่ออก และการประเมินเกรดประจำปีก็ไม่น่าจะได้เกินC เพราะผุ้บริหารท่านนั้นขู่ว่าถ้าเรื่องนี้แก้ไขไม่ได้จะให้เกรดD
คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นขั้นเป็นตอนมากนะครับ
สังเกตจากหลายๆบริษัทที่ทำมาคือ คนไทยมักจะโดนด่าว่าตัดสินใจเองโดยพลการ บ่อยมาก ไม่ว่าจะเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่
คือพอเราตัดสินใจ โดยไม่ปรึกษาผู้ที่มีสิทธิในการตัดสินใจ คนญี่ปุ่นจะโกรธมากครับ
คนญี่ปุ่นเค้าไม่ชอบน่ะครับ เวลาที่เกิดปัญหามาต้องมารับผิดชอบแทนลูกน้องที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
คนญี่ปุ่นยึดติดกับขั้นตอนมาก เค้าจะมองเรื่องของกฏมาก่อน ไม่สำคัญว่ากฏนั้นจะดีหรือไม่ดี หรือควรจะต้องยืดหยุ่นหรือเปล่า แต่ถ้าไม่ปฏิบัติตามถือว่ามีความผิดมาก
อย่างที่เห็นว่าคนญี่ปุ่นส่วนใหญ่จะเคารพกฏต่างๆมาก
แต่จุดนี้เองก็เป็นข้อเสียเหมือนกัน ที่ทำให้ธุรกิจญี่ปุ่นแข็งทื่อ ไม่มีความยืดหยุ่น ทำอะไรก็ต้องพึ่งพาผู้บริหารระดับสูง การตัดสินใจช้า และรอแต่เฉพาะระดับหัวสั่งการ
ยังเป็นองค์กรที่อนุรักษ์นิยมอำนาจการตัดสินใจจะอยู่ที่ผู้สูงอายุซะมากกว่า
เอาเรื่องราวที่ได้เจอมาแชร์ให้กันครับ คิดว่าอาจจะมีประโยชน์ทั้งกับคนที่เป็นฝ่ายขาย และฝ่ายที่สั่งซื้อ
